Data is van ongekende waarde

9 apr. 2020

                                                  Data is van ongekende waarde

SchaaphokGerwinTegenwoordig is er een enorme toenemende invloed aan data, waar veel financiële afdelingen nog nauwelijks iets mee ondernemen. Een Business Controller heeft de taak om die gegevens inzichtelijk te maken. Vaak wordt dit handmatig gedaan, wat enorm veel tijd kost en foutgevoelig is. Beslissingen worden dan gemaakt op basis van verouderde gegevens of zelfs op basis van een onderbuikgevoel. Zonde, want er kan zo ontzettend veel mee gedaan worden. Headhuntersteam heeft Gerwin Schaaphok, Business Intelligence Specialist, geïnterviewd om achter de toegevoegde waarde te komen van data in de financiële sector. Elk bedrijf heeft wel data, maar hoe kun je dat goed implementeren en er efficiënt gebruik van maken? Gerwin Schaaphok geeft antwoord.

Wat is Business Intelligence?

Gerwin: “Business Intelligence houdt eigenlijk in dat je continu bezig bent om data te verzamelen van verschillende afdelingen binnen een organisatie om deze gegevens vervolgens op te slaan en om te zetten naar informatie wat moet leiden tot kennis en aanzetten tot adequate acties. Hedendaags zijn Business Controllers maandelijks soms 1 à 2 dagen bezig met het maken van rapportages waarbij je met Business Intelligence Tools met een druk op de knop data inzichtelijk kan maken. Er is meer tijd over om data te analyseren en de bedrijfsprestaties te verbeteren in plaats van het rapporteren van gegevens.”

De Business Intelligence Tools zorgen ervoor dat een financiële afdeling duidelijk inzicht krijgt in bedrijfsresultaten. Doordat alle data verzameld wordt in één database en met elkaar in verbinding staat is het mogelijk om specifiekere analyses te maken. Je kunt inzicht krijgen in waar de meeste producten verkocht worden of een top-10 maken van de beste klanten per product. Met deze informatie kun je nog betere beslissingen maken die beter onderbouwd zijn en essentieel zijn voor de (groei) strategie van een onderneming.

Fouten voorkomen

Allereerst zorgen Business Intelligence Tools ervoor dat data goed uit de systemen wordt gehaald. Wat inhoudt dat er bijvoorbeeld geen test orders of dubbele klanten in de uiteindelijke rapportages komen te staan. Daarnaast is het mogelijk om verschillende informatie van klanten, producten of orders aan elkaar te linken.

Gerwin: “Het ‘cleanen’ van data hoef je maar één keer handmatig te doen. Als de datastromen eenmaal goed zijn ingericht, gebeurt dit vervolgens automatisch. Zonder Business Intelligence Tools ben je als Business Controller elke maand bezig om handmatig deze acties (weghalen van dubbele klanten of testgegevens) uit te voeren. Dat kost ontzettend veel tijd. Daarnaast is het weghalen van deze informatie, foutgevoelig. Hierdoor kunnen belangrijke gegevens missen en zijn de analyses minder betrouwbaar.”

Data is altijd beschikbaar

Als de informatiestromen eenmaal goed ingericht zijn naar de database van de BI-tool, kun je meteen beginnen met het maken van rapportages. Wanneer de rapportage eenmaal ingericht is, kost het slechts enkele secondes om de nieuwe maandrapportage op te vragen wanneer de nieuwe maand is aangebroken.

Gerwin: “Als Business Intelligence Specialist kun je achter informatie komen die je als Business Controller niet zou kunnen achterhalen. Dit komt bijvoorbeeld doordat je dashboards kunt maken waarin alle informatie aan elkaar gekoppeld is. Zo heb je wellicht een dashboard met daarin de omzet per maand en een top 10 met aantal verkochte producten. Wanneer je vervolgens op één van deze producten klikt, kun je in hetzelfde scherm de omzet van dit product zien en hoe zich dit verhoudt tot de totale omzet. Elke vraag van een directielid of leidinggevende kan beantwoord worden, wanneer je deze gegevens uit de gegevensbronnen kunt halen die aanwezig zijn. Als je eenmaal de rapportages of het dashboard goed hebt ingericht, kun je met één druk op de knop, een nieuwe analyse maken. De financiële afdeling kan gelijk zien welk product de meeste omzet genereert en waar deze klanten zich bevinden op een geografische kaart. Hiermee geef je de directie inzage in producten die goed lopen en in producten die wellicht nog beter kunnen lopen. Daarnaast zorgt het ervoor dat de besluiten gebaseerd zijn op concrete informatie en heb je altijd inzage in de huidige stand van zaken. Dit leidt weer tot een betere (groei) strategie voor een organisatie.”

Voorspellingen signaleren

Trends kunnen worden voorspeld door middel van predictive analytics. Hierdoor kun je inzicht krijgen in het consumentengedrag en dat kan inzicht geven wanneer een nieuw product geïntroduceerd moet worden. Met deze nieuwe methode kan een financiële afdeling nog beter grip krijgen op de kosten en opbrengsten van een bepaald product in de toekomst.

Gerwin: “In de tool  Microsoft Power BI heb je ook de mogelijkheid om voorspellingen en trends te signaleren. Als een bedrijf een nieuw product introduceert, kun je achterhalen hoe dat product zich verhoudt ten opzichte van het oude product of een vergelijkbaar product. Die verhouding geeft inzicht in hoe dat product gaat groeien. Die lijn kun je voortzetten met de prognose van de markt. Hierdoor heb je ook de mogelijkheid om je inkoopproces op aan te passen. Deze nauwkeurige voorspellingen zijn zeker van toevoegde waarde voor een financiële afdeling.”

Implementeren van Business Intelligence Tools

Een Business Intelligence Specialist heeft ervaring en kennis van deze tools, maar hoe kan je als een bedrijf die tools goed implementeren? Gerwin: “Data van een bedrijf is altijd aanwezig. Alleen het implementeren van efficiënte systemen, ontbreekt nog vaak. Daar komt mijn kennis van pas. Als ZZP’er help ik bedrijven met het implementeren van Business Intelligence Tools. Als eenmaal een koppeling naar de bronsystemen is gelegd, zorg ik voor het ETL-proces. E staat voor extract, dit houdt in dat je gegevens gaat ophalen uit verschillende documenten of systemen. T staat voor transform, data transformeren, filters toevoegen en hulptabellen creëren en connecties leggen met de juiste data voor uiteindelijke rapportages. L staat voor load, het laden van gegevens zodat je met één druk op de knop rapportages kan maken.”

Met een goede inrichting van je datawarehouse kun je snellere overzichtelijke en specifiekere rapportages / dashboards maken waar een Finance Manager of Business Controller meer mee kan dan rapportages die handmatig gemaakt worden. Gerwin Schaaphok verzorgt naast de implementatie van een datawarehouse ook voor het rapporteren van de analyses. Daarnaast geeft hij ook cursussen aan bedrijven om het implementeren van Business Intelligence te vergemakkelijken.

Meer informatie?

Headhuntersteam is dagelijks bezig met het verzamelen van (big) data. Wij combineren online platformen met files en ons waardevolle netwerk om kandidaten te matchen aan de juiste opdrachtgever. Wij zitten niet stil en helpen opdrachtgevers graag aan de geschikte match. Heeft uw organisatie behoefte aan betere inzage in al uw financiële vraagstukken, klantgegevens of andere betrouwbare rapportages, maar is het implementeren van Business Intelligence Tools lastig te bewerkstellen? Neem dan contract op met Rens Philips van het Headhuntersteam. Hij staat rechtstreeks in contact met Gerwin Schaaphok om alle gestelde vragen te beantwoorden. Daarnaast staat hij open om wellicht een aantal IT-taken voor uw organisatie op te pakken.

Rens Philips

 

Rens Philips
Telefoonnummer 050 526 88 84
Email r.philips@headhuntersteam.nl

De kosten voor Business Intelligence Tools, zoals Microsoft Power BI, zijn gratis te downloaden voor ieder bedrijf. Wil uw bedrijf meerdere accounts beheren? Dan kost het een kleine bedrage per maand.

foto

Headhuntersteam is in staat de juiste match te maken tussen werkgever en werknemer. Dat heb ik recent ervaren bij mijn overstap naar Schuiteman accountants en adviseurs. Nico Nagelhout weet de vertaalslag te maken tussen wat beide partijen zoeken en daar het beste voor hen uit te halen.

Mark Wijnberger